Работа в Москве, вакансия - Руководитель административного отдела • Москва - id301

Smartway — аккредитованная компания-разработчик собственного онлайн-сервиса для бронирования командировок с 8-летней историей и штатом в 600 сотрудников.

В 2022 году мы стали лидером на рынке делового туризма. Сейчас с нами работают больше 5000 компаний среднего и крупного российского бизнеса: Додо Пицца, Тинькофф, Деловые Линии, HeadHunter, М.Видео и др.

Мы входим в группу компаний 1С (51% акций принадлежит 1С) и совмещаем в себе драйв быстрорастущего бизнеса и финансовую стабильность крупного холдинга.

В связи с расширением команды, мы ищем руководителя административного отдела.

Что нужно будет делать:

• Операционное управление офисами компании (Москва и регионы)
• Организация работы административного отдела (10 человек), в том числе административных служб (водители, курьеры, уборщицы, технический персонал), постановка задач в соответствии с целями организации, управление и анализ деятельности, контроль исполнения должностных обязанностей сотрудниками
• Решение комплекса вопросов по аренде существующих и дополнительных офисных и складских площадей. Анализ рынка недвижимости. Договорная работа, в том числе страхование имущества и ГО
• Участие в организация и проведение текущих и плановых ремонтных работ, переоборудование помещений, мелкие и восстановительные ремонты
• Организация новых рабочих мест, оптимизация площадей, ротация, перепланировка
• Управление службами клининга и эксплуатации. Контроль чистоты и порядка, исправной работы инженерных систем и поддержание офисов в технически исправном состоянии
• Флористическое оформление внутренних площадей офисов, контроль сервиса растений, управление сервисным планом озеленения офисов
• Проведение закупочных процедур всех уровней сложности. Регулярный мониторинг рынка товаров и услуг. Работа с поставщиками
• Продовольственное снабжение офисов. Анализ потребностей сотрудников, формирование сезонных продуктовых корзин
• Закупка канцелярии, хозтоваров и ТМЦ для поддержания рабочих процессов и оснащения офисов
• Ведение крупных мебельных проектов в целях оснащения офиса. Реализация б/у мебели
• Управление имуществом компании. Ввод в эксплуатацию, учет и инвентаризация мебели и ТМЦ. Организация ответственного складского хранения, ротация и списание. Создание профильных баз данных
• Организация под ключ офисных и складских переездов всех уровней сложностей
• Бюджет. Ежегодное планирование годового бюджета административной функции. Финансовый анализ исполнения бюджета «План/Факт», «Факт/Прогноз»
• Участие в организация корпоративных мероприятий
• Регламентация. Создание и утверждение организационно-распорядительных документов в целях регламентации различных направлений административной функции
• Подбор и адаптация персонала. Работа с организационной структурой отдела и штатным расписанием
• Оценка персонала, аттестация сотрудников. CSI опросы по работе административной функции в рамках ориентированности на нужны сотрудников компании. KPI
• Разработка систем мотивации сотрудников (материальное и нематериальное стимулирования).

Что мы ждем:

• Релевантный опыт работы от 5 лет
• Управление персоналом, знание офисного делопроизводства, умение планировать, координировать и управлять рабочими процессами, работать с большим объемом материла и в режиме многозадачности
• Навыки управления командой и умение работать самостоятельно «руками»
• Готовность к частым командировкам
• Высокие организаторские способности и настойчивость в достижении поставленной цели.

Что мы предлагаем:

• Работу в аккредитованной IT-компании, с официальным трудоустройством с первого дня
• График работы офисный с 9:00ч до 18:00ч
• Льготную программу покупки билетов и гостиниц через наш сервис
• Льготную программу ДМС после испытательного срока (со стоматологом, психологом и телемедициной)
• Частичную или полную оплату профильного обучения
• Материальную поддержку в важные жизненные моменты
• Корпоративные мероприятия, тимбилдинги и митапы с приглашенными спикерами
• Дополнительный выходной в день рождения
• Корпоративную подписку на электронную библиотеку MyBook
• Корпоративные скидки на онлайн-курсы от проверенных школ
• Бесплатные консультации по личным вопросам от юридического отдела компании
• Комфортный офис с кухней, зоной отдыха, приставкой и настолками
• Безлимитные чай и кофе в офисе, фрукты и сладости за счет работодателя
• Позитивную и открытую атмосферу в команде, лояльное руководство и отсутствие дресс-кода.