Работа в офисе, вакансия • Руководитель группы обеспечения офисов • Санкт-Петербург - id440

Мы ищем руководителя группы региональных офисов, который также будет вести направления обеспечения (клининг, растения, бытовая техника) в офисах Санкт-Петербурга.

Вам предстоит руководить сотрудниками в Санкт-Петербурге и Новосибирске (команда из пяти человек), а также организовывать процессы обеспечения в офисе компании в Санкт-Петербурге.

Какие задачи вас ждут

Проведение закупок товаров и услуг
Вы будете закупать товары и услуги по направлениям обеспечения, контролировать сроки поставок, а также отслеживать качество услуг подрядных организаций. В том числе заказывать растения для общих зон и по заявкам сотрудников, организовывать обеспечение сервиса растений биологами, заказывать бытовую технику и следить за её состоянием.

Обеспечение чистоты и порядка в офисе
Вам нужно будет ежедневно оценивать работу клининговой компании, анализировать качество работ и наличие персонала на рабочих местах, следить за рациональным использованием расходных материалов. При низком качестве — вовремя давать обратную связь, составлять акты, участвовать в регулярных встречах.

Важнейшим инструментом для этого будут регулярные обходы офиса по чек-листам для выявления неисправностей и дефектов, а также контроль за оперативным устранением таких неисправностей подрядчиками, в том числе вам нужно будет отслеживать состояние мебели и техники, обеспечивать их своевременный ремонт и обслуживание. Порядок в офисе включает в себя и порядок в подсобных помещения и на складах, соблюдение условий хранения и ротации по срокам годности.

Работа с электронной системой постановки задач Яндекса
Вашими инструментами будут тикеты в электронной системе постановки задач — вам предстоит их создавать и работать в них, контролировать дедлайны. Вы будете общаться с коллегами из смежных подразделений и с внутренними заказчиками, работать в других внутренних сервисах Яндекса, обновлять данные о подрядчиках, заказывать пропуска, вести электронный и бумажный документооборот в соответствии с внутренними правилами. Ежеквартально участвовать в централизованном планировании бюджета локации по направлениям обеспечения.

Мы ждём, что вы

• Получили высшее образование
• Выполняли похожие задачи в крупном офисе (посещаемость от 400 человек в день) больше трёх лет
• Руководили командой от пяти человек
• Имеете опыт работы по организации и контролю клининга
• Практикуете ассертивное поведение
• Легко вливаетесь в корпоративную среду, умеете выстраивать отношения с внутренними заказчиками и коллегами из смежных подразделений
• Свободно владеете ПК, оргтехникой, готовы к регулярной работе в обширных файлах Excel с формулами, работали в 1С либо другой CRM-системе, легко обучаетесь работе с новым ПО с обширным функционалом
• Хозяйственны, быстро и интуитивно замечаете недочёты в помещении и имеете врождённое стремление к улучшению пространства
• Умеете чётко организовывать процессы и персонал
• Обладаете аналитическим складом ума
• Ответственны, пунктуальны
• Умеете работать с большим объёмом информации и в режиме многозадачности, можете самостоятельно расставлять приоритеты и принимать решения