Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Алматы - id286

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности директора и офиса Компании

Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает её в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов

Принимает документы и личные заявления на подпись директору

Ведет делопроизводство, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, обеспечивает сохранность документации, осуществляет систематизацию документов в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях и/или внутренними нормативными актами

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора

Организовывает проведение телефонных переговоров директора,

принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание

Составляет по поручению директора письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем

Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний

Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка работы с документами

Обеспечивает необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, организовывает подписку на периодические издания для директора и сотрудников офиса, создает условия, способствующие эффективной работе

Организовывает прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников

Оформляет выездные визы, обеспечивает командированных работников авиа и железнодорожными билетами на основании приказа о командировке, бронирует места в гостиницах и отелях

Готовит по поручению директора проекты документов, обеспечивает согласование с руководителями структурных подразделений

Отправляет исполненную документацию и почтовые отправления по адресам, через отделения Казпочты, курьерские службы и т.п.

Отвечает за сохранность переданных ему документов