Работа в офисе, вакансия • Руководитель отдела документационного и административного обеспечения офиса • Москва - id379

АО ИНЛАЙН ГРУП , аккредитованная IT-компания, занимающая лидирующие позиции на российском рынке системной интеграции и ИТ-консалтинга, приглашает соискателей на позицию «Руководитель отдела документационного и административного обеспечения офиса»!

Что мы ожидаем от кандидата:

• Опыт работы на аналогичной должности не менее 3х лет
• Высшее образование
• Организованность
• Знание делопроизводства
• Опытный пользователь программ 1С, Microsoft Word, Excel, Outlook
• Стрессоустойчивость
• Готовность работать в режиме многозадачности, нацеленность на результат
• Высокая степень ответственности
• Коммуникабельность
• Дисциплинированность.

Что будет входить в обязанности:

• Управление командой специалистов по документообороту:
• Контроль за ведением документооборота и его совершенствование (обработка и регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции).
• Контроль и совершенствование процедур регистрации документов во внутренних информационных системах компании (договоров и приложений к ним, счетов и др. документов).
• Контроль и совершенствование процедур регистрации новых контрагентов компании.
• Участие во внутренних проектах компании по автоматизации движения документов внутри компании.
• Контроль за согласованием коммерческих активностей в информационных программах компании (активности по выпуску коммерческих предложений, подписанию договоров и приложений, счетов-фактур и др. документов, относящихся к коммерческой деятельности компании).
• Контроль и совершенствование процедур в области ЭДО в системе Контур Диадок: прием документов, организация маршрута движения документов, подписание документов ЭЦП.
• Контроль за работой секретарей и ресепшне офиса.
• Управление командой хозяйственного обеспечения офиса (инженер по офису, уборщица).
• Планирование и организация рабочих мест для сотрудников (при перепланировке текущих помещений, аренде нового офиса, взаимодействие с технической службой по вопросам подключения электрики к рабочим местам и др. вопросы).
• Полное хозяйственное обеспечение офисов и складских помещений (офисная канцелярия, расходные материалы для кухни и санузлов, чай/кофе для офиса, мебель для офиса, стеллажи для складов и др).
• Контроль за работой клининга и уборкой офисных помещений
• Взаимодействие с подрядчиками и УК в рамках реализации бесперебойной работы офиса.
• Проведение тендеров, анализ предложений и выбор подрядчиков на наиболее выходных условиях для офисной жизнедеятельности (подрядчики по кофе, микромаркету, курьерские службы и др.), а также подрядчиков для осуществления строительных и ремонтных работ.
• Заключение договоров с поставщиками товаров и услуг по офисной жизнедеятельности, а также контроль за исполнением договорных обязательств.
• Контроль за договорами аренды офисов и складских помещений: ведение базы договоров аренды, заключение договоров аренды, контроль за их продлением.
• Работа с подрядчиком по Системе менеджмента качества компании.
• Работа с СРО «Нефтегазстрой-Альянс» и СРО «Нефтегазпроект Альянс» по вопросам членства компании: заполнение отчетов, предоставление копий документов при плановых проектах, контроль за наличием персонала.
• Организация корпоративных мероприятий: 23 февраля, 8 Марта, день рождения компании, Новый год.

Что мы предлагаем:

• Конкурентный уровень заработной платы (уровень компенсации зависит от уровня знаний и опыта и определяется по результатам собеседования).
• Мы заинтересованы в развитии своих сотрудников и долгосрочном сотрудничестве.
• Оформление по ТК РФ в штат стабильной аккредитованной IT – компании.
• ДМС после испытательного срока.
• Работа в современном офисе в районе Москва-Сити (в шаговой доступности от мцк. Шелепиха), оборудованная кухня, кофе, чай, фруктовые понедельники.
• Полная занятость, полный день.