Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Астана - id358

Приём, распределение и передача телефонных звонков.

Встреча посетителей, клиентов и партнёров компании, обеспечение комфортной деловой атмосферы.

Обеспечение наличия и учёт расходных материалов (бумага, канцелярия, чай, кофе, вода и т.д.).

Обеспечение чистоты и порядка в офисе, взаимодействие с клининговым персоналом.

Приём, регистрация, систематизация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе юридической и финансовой (договоры, акты, счета, доверенности, судебная корреспонденция).

Подготовка и форматирование простых документов по шаблонам (письма, запросы, сопроводительные письма к юридическим материалам) по поручению руководителя или юристов компании.

Организация внутреннего документооборота, систематизация и архивирование юридических дел, обеспечение конфиденциальности и сохранности документов.

Ведение баз данных клиентов, дел и проектов, обновление контактных листов и вспомогательных справочников.

Координация графиков встреч, переговоров и совещаний с клиентами, государственными органами и партнёрами.

Поддержка в организации деловых поездок сотрудников (бронирование билетов, отелей, подготовка документов для командировок).

Взаимодействие с внешними поставщиками услуг (курьерские, нотариальные, лингвистические, IT-поддержка, бухгалтерское сопровождение) для своевременного решения текущих задач.

Сбор, систематизация и подготовка данных для внутренних отчётов, сводной информации о проектах, помощь в составлении презентаций для руководства или клиентских мероприятий.

Выполнение технической работы по заявкам Астана Хаб, МФЦА (заполнение шаблонов бизнес-плана, финансового прогноза, штатного расписания, резюме и т.д.)

Визовая поддержка клиентов.

Поддержка маркетинговых мероприятий (вебинары, семинары, круглые столы), подготовка раздаточных материалов, рассылка информационных писем.

Поддержка контент-менеджера в сборе и подготовке информации для новостных блоков, рассылок, публикаций на сайте lcg.kz.

Содействие в подготовке коммерческих предложений, брошюр и презентаций для потенциальных клиентов.

Подготовка и заказ промо-материалов, визиток для клиентов и партнёров.