Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Ташкент - id284

Офис-менеджер гранта Глобального фонда по туберкулезу выполняет ключевую роль в обеспечении эффективной работы административной и финансовой поддержки программ, связанных с борьбой с туберкулезом. В его/её задачи входит координация внутренней работы, поддержка организации в плане документооборота, а также управление ресурсами для обеспечения бесперебойного выполнения проекта.

Обязанности:

1. Организация работы офиса:

• Организация эффективной работы в офисе, управление рабочими процессами.
• Координация рабочего времени сотрудников, помощь в организации встреч и совещаний.
• Обеспечение нужд офисных сотрудников, контроль за состоянием офисного оборудования и инвентаря
• 2.Документооборот и отчетность:
• Ведение и систематизация всей документации по проекту, связанной с грантом Глобального фонда.
• Подготовка отчетности для руководства и партнеров проекта.
• Обеспечение своевременного документооборота, архивация документов.
• Организация встреч, презентаций, и подготовка материалов для них.
• Контроль за соблюдением регламентов и нормативов, установленных Глобальным фондом.
• 3. Организация командировочных поездок:
• Планирование и координация командировок сотрудников, включая бронирование авиабилетов, гостиниц и трансферов.
• Подготовка командировочных документов, включая командировочные удостоверения, приказы и сметы расходов.
• Контроль за соблюдением бюджетов командировок и отчетности по итогам поездок.
• Взаимодействие с транспортными и туристическими агентствами для оптимизации логистики.
• 4. Координация с партнерами и заинтересованными сторонами:
• Взаимодействие с национальными и международными партнерами, организациями и государственными учреждениями.
• Координация логистики, коммуникации и отчетности с партнерами по гранту.
• Организация мероприятий (конференций, тренингов, семинаров и т.д.), направленных на продвижение проекта.
• 5. Финансовый контроль:
• Подготовка и обработка финансовых отчетов, включая проверку счетов, договоров и транзакций.
• Осуществление контроля за бюджетом гранта, своевременная подготовка данных для финансовой отчетности.
• Помощь в составлении смет расходов и контроле за их исполнением в рамках программы.
• 6. Управление проектами:
• Помощь в координации и реализации проектов, связанных с туберкулезом в рамках гранта.
• Контроль за соблюдением сроков выполнения задач, а также своевременное уведомление команды о важных этапах проекта.
• Обеспечение качественного выполнения поставленных задач согласно стратегическим целям проекта.

• Высшее образование (предпочтительно в области управления, здравоохранения, экономики, социальной работы).
• Опыт работы на аналогичной позиции (офис-менеджер, ассистент, координатор) от 2 лет.
• Знание особенностей работы с международными грантами и в сфере здравоохранения (предпочтительно).
• Отличные организационные и коммуникативные навыки.
• Умение работать в многозадачном режиме.
• Владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), навыки работы с документацией.
• Знание английского языка на уровне не ниже Intermediate (желательно).
• Знание принципов финансового учета и отчетности.

• Личные качества:

• Ответственность, внимательность к деталям.
• Гибкость и способность быстро адаптироваться к изменениям.
• Способность работать в команде и с различными заинтересованными сторонами.

• Рабочее место: г.Ташкент
• График работы: Полный рабочий день
• Заработная плата: согласно должностному окладу в соответствии Грантовского соглашения UZB-C-RAC №4339
• Продолжительность контракта: 2025-2027гг.