Работа в офисе, вакансия • Администратор офиса • Кемерово - id337

Привет!

Команда ООО «ВОЛКОВ» в поисках АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА.

Чем предстоит заниматься:

Офис-менеджер выполняет ключевую роль в обеспечении бесперебойной работы офиса и создании комфортных условий для сотрудников.

Вот основные направления деятельности офис-менеджера:

1. Управление офисом:

- Организация и координация работы офиса.

- Разработка и внедрение стандартов (правил) и процедур работы офиса.

- Управление бюджетом офиса, включая расходы на закупку оборудования и материалов (по необходимости).

2. Административная поддержка:

- Ведение документооборота, подготовка и оформление служебных записок, писем, отчетов, приказов.

- Организация хранения документов, архивирование.

- Контроль исполнения поручений и заданий.

- Курирование эффективной работы группы гостеприимства, включая работу с компаниями по оказанию

услуг клининга или аутсорса, планирование работ, затрат и численности персонала на смену.

- Организация чистоты и порядка в офисе.

3. Закупки и снабжение:

- Заказ канцелярских товаров, офисной техники и расходных материалов через службу закупа.

- Контроль наличия и своевременного пополнения запасов.

- Взаимодействие с партнерами, поставщиками и подрядчиками, службой производственных закупок.

4. Организация встреч и мероприятий (по запросу):

- Курирование и организация деловых встреч, совещаний, конференций (по запросу руководителя).

- Подготовка технической части для организации видеоконференций и онлайн-встреч.

- Участие в организации и подготовке корпоративных мероприятий.

5. Финансовые операции (в рамках своих подотчетных денежных средств или самостоятельных закупок):

- Оформление авансовых отчетов и заявок на оплату.

- Работа с бухгалтерией по вопросам учета расходов.

6. Телефонное обслуживание:

- Ответы на телефонные звонки, переадресация звонков.

- Запись сообщений и передача их адресатам.

7. Поддержка ИТ-инфраструктуры:

- Решение мелких технических проблем, связанных с компьютерами и сетью, трансляцией посредством оформления заявок в IT-службу и контроль исполнения в рамках вверенных помещений .

8. Взаимодействие с сотрудниками:

- Оказание помощи сотрудникам в решении административных вопросов.

- Консультирование по внутренним процедурам и правилам.

9. Контроль и отчетность:

- Курирование работы Библиотеки, Домовенка, Настольных игр и Детского уголка

- Заказ книг по запросу, контроль возврата книг сотрудниками, развитие данного внутреннего сервиса

- Подготовка регулярных отчетов о состоянии дел в офис.

- Ведение табеля учета рабочего времени

- Подготовка регулярных отчетов о состоянии дел в офисе.

Функционал офис-менеджера включает в себя широкий спектр обязанностей, связанных с обеспечением эффективной работы офиса и поддержкой сотрудников.

Наш кандидат:

• Обладает внимательностью, ответственностью
• Обладает высокой степенью организованности, коммуникабельности, насмотренности, внимательности к деталям и умения эффективно решать возникающие задачи.
• Умеет работать с большими объёмами документов
• Уверенный пользователь ПК: Word, Excel, 1C (желательно), Битрикс24 (приветствуется)

Условия:

Работа в крупной стабильно развивающейся компании

— График работы 5/2 с 9.00 до 18.00 или с 08.00 до 17.00

— Оформление согласно ТК РФ

— Возможность профессионального роста

— Полный рабочий день

Стань частью истории успеха!