Работа в офисе, вакансия • Офис-менеджер • Астана - id276

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности директора и офиса Компании

• Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает её в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов
• Принимает документы, внутренние нормативные документы, приказы, распоряжения, личные заявления, Договора на подпись директору и проставления оттиска печати Компании

Своевременно направляет на подписание Договор Контрагенту (в другой город) с указанием почтового адреса и контактного номера телефона Контрагента.

• Ведет делопроизводство, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, обеспечивает сохранность документации, осуществляет систематизацию документов в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях и/или внутренними нормативными актами

• Составляет по поручению директора письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем
• Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний
• Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка работы с документами
• Обеспечивает необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, организовывает подписку на периодические издания для директора и сотрудников офиса, создает условия, способствующие эффективной работе
• Организовывает прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников
• Оформляет выездные визы, обеспечивает командированных работников авиа и железнодорожными билетами на основании приказа о командировке, бронирует места в гостиницах и отелях
• Готовит по поручению директора проекты документов, обеспечивает согласование с руководителями структурных подразделений
• Готовит документы для тиражирования, а также копирует документы на ксероксе
• Отправляет исполненную документацию и почтовые отправления по адресам, через отделения Казпочты, курьерские службы и т.п.

Обеспечивает своевременность:

• оплат использования сотовой связи работникам компании
• выдачу корпоративных SIM-карт.
• учет расходования средств, информирование пользователей о расходе лимита (по запросу пользователей).
• блокировку корпоративной SIM-карты.
• ввода или вывода номера из корпоративной группы при приеме/увольнении работников.
• подключения/отключения услуги роуминга работнику.

• Опыт работы в должности 2 года
• Владение казахским и русским языком
• Уверенный пользователь ПК

• Фитнес
• Мед страховка