Работа в Москве, вакансия - Административный ассистент пансиона • Москва - id529

Роль административного ассистента пансиона заключается в высокоорганизованном и ответственном управлении ежедневной работой пансиона. Административный ассистент обеспечивает бесперебойное исполнение административных и оперативных задач в департаменте по управлению пансионом «Школы «Летово». В обязанности административного ассистента входит организация и ведение централизованной системы учета и хранения документов, составление отчетов и оказание административной поддержки команде квалифицированных специалистов пансиона из России и из-за рубежа. Административный ассистент должен обладать хорошими навыками работы в режиме многозадачности и уметь эффективно распределять круг обязанностей, поддерживая работу департамента и взаимодействуя с коллегами из других департаментов школы. Административный ассистент должен обладать сильными коммуникативными и организационными навыками, а также уметь самостоятельно расставлять приоритеты в выполнении задач.

Обязанности:

• Участие в организации и контроле бюджета пансиона.
• Составление бюджета и проведение закупок для департамента по управлению пансионом.
• Создание и ведение документации и баз данных сотрудников пансиона, а также данных о проживающих.
• Ведение документации и корреспонденции пансиона, поступающих от академического департамента и вспомогательных отделов, комитетов, стратегических рабочих групп и внешних партнеров.
• Составление и подача официальных заявок на выезды, мероприятия, а также традиционные мероприятия пансиона.
• Организация питания и транспорта для выездных мероприятий, предоставление отчетов в финансовый и административный департаменты.
• Подготовка информационных материалов и плакатов для размещения в пансионе – по мере необходимости.
• Перевод документов с русского на английский и с английского на русский при необходимости.
• Организация и ведение Яндекс-календаря пансиона, включая бронирование помещений для встреч и тренингов при необходимости.
• Координация всех мероприятий и деятельности офиса пансиона.
• Взаимодействие со службой технической поддержки, отделом эксплуатации, грузчиками, специалистами ресепшн, охранниками, медицинским центром, а также столовой по любым оперативным и административным вопросам департамента по управлению пансионом.
• Оказание поддержки домам пансиона в приобретении и заказе расходных материалов.
• Инвентаризация склада пансиона, контроль и пополнение при необходимости.
• Поддержание слаженной и упорядоченной системы делопроизводства и документооборота, а также обеспечение печати, копирования, ламинирования, расшифровка и рассылка служебных записок.
• Выполнение других обязанностей по требованию главы пансиона, глав домов, а также координаторов пансиона.
• Предоставление главе пансиона еженедельных отчетов по административным и оперативным вопросам пансиона.

• Опыт работы в качестве административного ассистента.
• Отличные навыки межличностной коммуникации.
• Сильные организаторские и лидерские навыки и способность работать как самостоятельно, так и в составе большой команды.
• Владение необходимыми навыками управления офисом и базовые навыки бухгалтерского учета.
• СВОБОДНОЕ ВЛАДЕНИЕ АНГЛИЙСКИМ ЯЗЫКОМ (не менее уровня С1).
• Уверенный пользователь ПО Yandex 360, Word, Excel, PowerPoint.
• Умение работать с различными браузерными информационными системами управления.
• Соблюдение конфиденциальности.
• Соответствующая профессиональная квалификация будет преимуществом.
• Желательна квалификация по оказанию первой медицинской помощи.

• Работа в дружной и активной команде профессионалов мирового уровня.
• Конкурентная заработная плата.
• График работы: пн-пт 09.00 – 18.00.
• Участие в системе профессионального развития.
• Бесплатная парковка, корпоративный трансфер от м. Филатов луг.
• Проживание в квартире на территории школы (при необходимости).
• Оформление по ТК РФ.
• ДМС после испытательного срока (испытательный срок 3 месяца).