Работа в России, вакансия - Архивариус • Ухта - id429 (вакансия в архиве)

Обязанности:

Услуги по ведению архива и упорядочению документов:

• Хранение, комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов, передаваемых структурными подразделениями Заказчика (его работниками) в архив в офисе на Объекте.
• Получение и регистрация поступающих на хранение от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством.
• Подготовка документов к последующему хранению и передаче законченных производством дел в архив Заказчика.
• Выдача архивных копий и документов из архива Заказчика на Объекте в соответствии с поступающими запросами от подразделений Заказчика.
• Подготовка сводных описей единиц постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, а также актов на списание и уничтожение документов, срок хранения которых истек.
• Контроль процесса уничтожения документов с истекшими сроком с предоставлением Заказчику видеоотчета.
• Подготовка и предоставление данных для составления отчетности о работе архива Заказчика на Объекте.
• Оценка состояния документов, сданных на хранение в архив Заказчика, соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Услуги по ведению делопроизводства:

• Организация приема корреспонденции, доставляемой почтовой службой или нарочно, а также заказной, ценной корреспонденции, посылок и бандеролей. Проверка правильности указания адресата, целостность упаковки или пакета.
• Осуществление работы по ведению делопроизводства с соблюдением требований локальных нормативных актов Заказчика, и с использованием систем корпоративного электронного документооборота, доступ к которым обеспечивает Заказчик.
• Осуществление регистрации поступивших документов путем внесения необходимых сведений в электронные регистрационно-контрольные карточки БД «Входящие», БД «Внутренние», БД «Исходящие» (за подписью руководителя по региону Заказчика), сканирование документов, а также приложений к ним (за исключением нестандартных – книг, журналов и т.д.), в том числе контроль исполнения документов.
• Проставление на регистрируемых документах регистрационного штампа установленного образца с указанием входящего номера и даты поступления документа.
• Своевременное сообщение уполномоченному Заказчиком лицу – начальнику Административно-хозяйственного отдела Заказчика – о повреждениях конвертов, отсутствии документов или приложений в них, составление соответствующего Акта о недовложении документов.
• Осуществление обработки и передачи исполнителям корреспонденции в день ее поступления, или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
• Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение их быстрого и удобного поиска.
• Ведение работы на участке отправки исходящей корреспонденции, отслеживание правильности оформления документов.
• Обработка отправляемой корреспонденции, обеспечение ее доставки по назначению.
• Проверка правильности оформления и грамотности написания исходящих документов согласно нормативным документам Заказчика и передача их на отправку.
• Формирование документов и дел по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Участие в ее подготовке.
• Осуществление приема и распределения телефонных звонков.

• Среднее профессиональное образование – программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих, в области работы с документами или среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки в области работы с документами
• Знание архивного дела

• Срочный трудовой договор на 1 год ( с 01.11.2024 г.)
• Фактическое место работы – ООО «Телос Архив»
• График 5/2