Работа в России, вакансия - Помощник руководителя (Кострома) • Кострома - id449 (вакансия в архиве)

Цель должности:

• Организация встреч, оформление протоколов

• Порядок в задачах, которые ставит руководитель (задачи поставлены в Битриксе и проконтролировано выполнение)

• Автоматизация отчетов

• Выполнение в срок поручений руководителя

Обязанности:

• организация встреч, коммуникации с теми, с кем назначены встречи

• протоколирование хода собраний, обсуждения и принятых решений

• определение приоритетности и очередности выполнения задач

• взаимодействие с сотрудниками компании (определение ответственных, делегирование им задач, согласование сроков, а также конечного результата по задаче)

• рассылка информацию по итогу встречи согласно протоколу

• работа в системе электронного документооборота (Битрикс24), в том числе постановка, закрытие и снятие задач

• проверка своевременного доведения задач до исполнителя

• получение, оценка и документирование информации о ходе и результатах исполнения задач

• выявление проблем, мешающих реализации задач в установленные сроки

• своевременный доклад о возможной задержке выполнения задач в установленный срок

• регулирование сроков исполнения, в том числе их продление в установленном порядке

• проверка документов, передаваемых на подпись руководителю (в рамках своей зоны ответственности и компетенции).

• сбор, обработка, систематизация, предоставление и хранение информации по задачам протоколов

• формирование отчетов, сводных таблиц по исполнению протокольных задач

• составление презентаций

• участие в разработке и подготовке регламентов, приказов в части коммуникаций

• автоматизация текущих процессов и отчетов (написание требований, тестирование, написание инструкций, внедрение в работу)

• выполнение поручений руководителя

• Организационные навыки: способность эффективно планировать и управлять временем, умение координировать различные задачи и процессы.

• Коммуникативные навыки: умение слушать и выражать свои мысли четко и ясно, способность работать в команде и общаться с различными уровнями персонала.

• Способность принимать решения: умение анализировать информацию и принимать обоснованные решения.

• Самоорганизация: умение держать все важные задачи под контролем, быть систематичным и дисциплинированным в выполнении своих обязанностей.

• Инициативность: самостоятельно предпринимать действия, предлагать идеи и решения, активно улучшать рабочий процесс.

• Грамотная устная и письменная речь, внимательность, способность работать с большим объемом информации, умение вычленить ключевые смыслы

• Уверенный пользователь ПК

• Опыт работы на позиции помощником руководителя, проектным менеджером будет преимуществом

• ЗП: оклад+ премия, КПИ: срок выполнения задач (процент задач, выполненных в установленные сроки)
• Официальное оформление
• Ненормированный рабочий день